2015年會計從業資格考試《會計電算化》核心考點(18)
第四章重點考點 Excel軟體的使用者介面
Excel軟體啟動後，通常會建立一個新的空白工作簿或者開啟一個現有的工作簿，並在螢幕上呈現一個最大化的工作簿視窗(簡稱視窗)。這一視窗是使用者操作Excel軟體的重要平臺，被稱為預設的使用者介面。
Excel軟體的預設使用者介面因版本不同而有所區別。其中，Excel 2013及以下版本的預設使用者介面基本相同，由標題欄、選單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態列和任務窗格等要素組成;Excel 2007及以上版本的預設使用者介面基本相同，如圖4—8所示，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態列等要素組成。
(一)標題欄
標題欄位於視窗的最上方，依次列示Excel軟體的圖示、文件的標題和控制Excel視窗的按鈕。
(二)選單欄
Excel 2013的選單欄預設位於標題欄的下方，但可移動到視窗的其他適當位置，包含“檔案”、“編輯”、“檢視”、“插入”、“格式”、“工具”、“資料”、“視窗”和“幫助”等9個預設的選單項，包括Excel的全部操作命令，每一選單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關的命令選項。命令後面帶有“…”的，表示選擇了這一命令後將開啟該命令的對話方塊;命令後面帶有“◣”的，表示該選項後面帶有一個子選單。
(三)工具欄
工具欄預設位於選單欄的下方，但可移動到視窗的其他適當位置，它由一系列與選單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應的操作。
使用者不僅可以自行設定工具欄的顯示、隱藏及其在視窗中的位置，而且可以自行設定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。
(四)編輯區
編輯區預設位於工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認輸入按鈕、插入函式按鈕和編輯欄構成，用來顯示當前單元格的名字和當前單元格的內容、取消或確認本次輸入的資料或公式。
(五)工作表區
工作表區預設位於編輯區的下方，是Excel檔案用於儲存和處理資料的專門區域，由工作表、工作表標籤、標籤滾動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。
(六)狀態列
狀態列預設位於視窗底部，可以顯示各種狀態資訊，如單元格模式、功能鍵的開關狀態等。
(七)任務窗格
任務窗格預設位於Excel視窗的右邊，但可移動到視窗的其他適當位置，用於集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜尋結果”、“剪貼畫”、“資訊檢索”、“剪貼簿”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區”、“文件更新”和“XML源”等11個任務窗格。
(八)功能區
功能區是由一系列在功能上具有較強相關性的組和命令所形成的區域，各功能區的主要功能由相應的選項卡標籤予以標識，使用者可以根據需要完成的操作，快速找到和呼叫包含當前所需命令的功能區。Excel 2013預設的選項卡標籤有“開始”、“插入”、“頁面佈局”、“公式”、“資料”、“審閱”、“檢視”、“開發工具”，排列在標題欄的下方。此外，使用者還可以通過“自定義功能區”自定義選項卡。單擊任一選項卡標籤，其下方將出現一個以平鋪方式展開的“帶形功能區”，它由若干個功能相關的組和命令所組成。
功能區的優勢主要在於，它將通常需要使用選單、工具欄、任務窗格和其他使用者介面元件才能顯示的任務或人口點集中在一起，便於在同一位置查詢和呼叫功能相關的命令。
Excel檔案的管理
Excel檔案的管理主要包括新建、儲存、關閉、開啟、保密、備份、修改與刪除等工作。
(一)Excel檔案的新建與儲存
1.Excel檔案的新建
單擊“開始”選單中列示的Excel快捷命令、桌面或工作列中Excel的快捷方式圖示或者通過“執行”對話方塊等方式啟動Excel軟體的，系統將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板後，新的空白工作簿視窗將在螢幕上呈現出來，並在標題欄中顯示預設的檔名。以開啟現成Excel檔案方式啟動Excel軟體的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：(1)按擊快捷鍵“Ctrl+N”鍵;
(2)開啟“檔案”選單，點選“新建”選單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點選工具欄中的“新建”按鈕(Excel 2003為常用工具欄，Excel 2013為快速訪問工具欄)。
2.Excel檔案的儲存
為了繼續使用新建的Excel檔案，應當以合適的名稱和型別將Excel檔案儲存在適當的位置。Excel檔案在編輯修改完畢或退出Excel軟體之前，均應進行儲存。儲存Excel檔案的常用方法包括：
(1)通過敲擊功能鍵“Fl2”鍵進行儲存。
(2)通過按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進行儲存。對於之前已經儲存過的檔案，按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵後，將直接儲存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話方塊。
(3)通過單擊常用工具欄(適用於Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用於Excel 2013)中的“儲存”或“另存為”按鈕進行儲存。
(4)通過“檔案”選單(或Excel 2003“工具欄”選單)中的“儲存”或“另存為”命令進行儲存。為了避免Excel軟體意外中止而丟失大量尚未儲存的資訊，系統通常會預設儲存自動恢復資訊的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。
(二)Excel檔案的關閉與開啟
1.Excel檔案的關閉
Excel軟體退出前必須關閉開啟的檔案，因此，也可以採用前述三種Excel軟體的退出方法來關閉處於開啟狀態的檔案。此外，還可採用以下方法來關閉處於開啟狀態的Excel檔案：
(1)點選“工具欄”中的“關閉”按鈕或命令。
Excel 2013中由於沒有“工具欄”選單，但可點選快速訪問工具欄中的“關閉”按鈕。
(2)點選“檔案”選單中的“關閉”命令。
(3)按擊快捷鍵“Ctrl+F4”。
上述三種方法關閉的均是當前檔案，其他處於開啟狀態的Excel檔案仍處於開啟狀態，Excel軟體仍在執行，並可通過按擊“Ctrl+N”鍵等方式建立新工作簿。
2.Excel檔案的開啟
開啟Excel檔案的方法主要有：
(1)通過直接點選Excel檔案開啟。
(2)通過快捷選單中“開啟”命令開啟。
(3)通過Excel“檔案”選單中的“開啟”命令進行開啟，如圖4—12所示。
(4)通過常用工具欄(適用於Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用於Excel 2013)中的“開啟”按鈕進行開啟，如圖4—13所示。
(5)通過按擊快捷鍵“Ctrl+0”(字母0的按鍵)進行開啟。
(三)Excel檔案的保密與備份
1.Excel檔案的保密
對於設定了開啟許可權密碼的Excel檔案，只有輸入正確的密碼才能開啟。對於設定了修改許可權密碼的Excel檔案，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式開啟。
2.Excel檔案的備份
Excel軟體根據原檔案自動建立備份檔案的名稱為原檔名後加上“的備份”字樣，圖示與原檔案不同。
(四)Excel檔案的修改與刪除
1.Excel檔案的修改
Excel檔案的修改通常在已開啟的Excel檔案中進行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。
2.Excel檔案的刪除
Excel檔案的刪除方法包括：
(1)選中要刪除的Excel檔案，按擊“Delete”鍵進行刪除。
(2)滑鼠右鍵點選要刪除的Excel檔案，選擇刪除命令。
